엑셀! 이름 관리자 활용하는 방법

 
엑셀의 강력한 기능 중 하나인 '이름 관리자'에 대해 자세히 알아보겠습니다. 엑셀을 처음 접하는 분들도 쉽게 이해할 수 있도록 차근차근 설명해 드리겠습니다.

1. 이름 관리자란?

이름 관리자는 엑셀에서 특정 셀이나 범위에 의미 있는 이름을 부여하여 관리할 수 있게 해주는 기능입니다. 이를 통해 복잡한 수식을 간단하게 만들고, 데이터를 더 효율적으로 관리할 수 있습니다.
범례: [수식] 탭 > [정의된 이름] 그룹 > [이름 관리자]

1. 이름 관리자의 장점

• 수식 작성이 간편해집니다.
• 데이터 참조가 쉬워집니다.
• 문서의 가독성이 향상됩니다.
• 오류 가능성이 줄어듭니다.

1. 이름 정의하기

예시: 학생들의 성적 데이터가 있다고 가정해봅시다.

이름	국어	영어	수학
김철수	90	85	95
이영희	88	92	87
박민수	78	88	82

 

이제 국어 점수 범위(B2:B4)에 '국어점수'라는 이름을 부여해보겠습니다.

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범례:

1. 셀 범위 B2:B4를 선택합니다.
2. [수식] 탭 > [정의된 이름] 그룹 > [이름 정의]를 클릭합니다.
3. '새 이름' 대화 상자에서 이름을 '국어점수'로 입력합니다.
4. [확인]을 클릭합니다.

결과: 이제 '국어점수'라는 이름으로 B2:B4 범위를 참조할 수 있습니다.

1. 이름 사용하기

이제 정의한 이름을 사용해 보겠습니다.
예시: 국어 평균을 계산하는 수식을 작성해봅시다.
범례:

1. 빈 셀을 선택합니다.
2. =AVERAGE(국어점수) 라고 입력합니다.

결과: 국어 점수의 평균이 계산됩니다. 이 경우 85.33이 됩니다.

1. 이름 관리자 창 사용하기

이름 관리자 창을 통해 정의된 이름들을 한 눈에 확인하고 관리할 수 있습니다.
범례: [수식] 탭 > [정의된 이름] 그룹 > [이름 관리자]
이 창에서는 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다:

• 새 이름 추가
• 기존 이름 편집
• 이름 삭제
• 이름이 참조하는 범위 확인

1. 이름을 활용한 고급 기능

a) 데이터 유효성 검사
예시: 학생의 성별을 입력받는 셀을 만들어봅시다.
범례:

1. A1 셀에 '남'을, A2 셀에 '여'를 입력합니다.
2. A1:A2 범위를 선택하고 '성별' 이라는 이름을 정의합니다.
3. 성별을 입력받을 셀을 선택합니다.
4. [데이터] 탭 > [데이터 도구] 그룹 > [데이터 유효성 검사]를 클릭합니다.
5. '설정' 탭에서 '허용' 옵션을 '목록'으로 선택합니다.
6. '원본' 란에 =성별 이라고 입력합니다.
7. [확인]을 클릭합니다.

결과: 해당 셀에서 드롭다운 목록으로 '남' 또는 '여'만 선택할 수 있게 됩니다.
 
b) 동적 범위 만들기
예시: 학생 명단이 계속 추가되는 상황을 가정해봅시다.
범례:

1. A1 셀에 '학생명단'이라고 입력합니다.
2. A2 셀부터 학생 이름을 입력합니다.
3. [수식] 탭 > [정의된 이름] 그룹 > [이름 정의]를 클릭합니다.
4. '새 이름' 대화 상자에서 이름을 '학생목록'으로 입력합니다.
5. 참조 위치에 다음 수식을 입력합니다: =OFFSET(학생명단,1,0,COUNTA(A:A)-1,1)
6. [확인]을 클릭합니다.

결과: '학생목록'이라는 이름이 학생 명단의 전체 범위를 동적으로 참조하게 됩니다. 새로운 학생이 추가되면 자동으로 범위가 확장됩니다.

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1. 이름 관리자 활용 팁

a) 의미 있는 이름 사용하기
이름을 정의할 때는 그 용도나 내용을 잘 나타내는 의미 있는 이름을 사용하세요. 예를 들어, '범위1' 보다는 '월별매출' 같은 이름이 좋습니다.
b) 이름 범위 확인하기
정의된 이름의 범위를 빠르게 확인하려면, 수식 입력줄에 이름을 입력하고 F5 키를 누르세요.
c) 전체 통합 문서에서 이름 사용하기
기본적으로 이름은 전체 통합 문서에서 사용 가능합니다. 특정 워크시트에서만 사용하려면 이름 앞에 시트 이름을 붙이세요. (예: Sheet1!월별매출)
d) 이름을 사용한 수식 예시

• =SUM(월별매출)
• =AVERAGE(분기별실적)
• =MAX(연간성과)

1. 실제 활용 사례

a) 재무 보고서 작성
매월 재무 보고서를 작성할 때, 주요 항목들(예: 총수입, 총지출, 순이익 등)에 이름을 부여하면 수식 작성이 훨씬 간편해집니다.
예시:

1. 총수입 범위에 '총수입' 이름 정의
2. 총지출 범위에 '총지출' 이름 정의
3. 순이익 계산: =총수입-총지출

b) 판매 데이터 분석
지역별, 제품별 판매 데이터를 분석할 때 이름 관리자를 활용하면 피벗 테이블 생성이나 차트 작성이 훨씬 수월해집니다.
예시:

1. 각 지역의 판매 데이터 범위에 '서울판매', '부산판매', '대구판매' 등의 이름 정의
2. 피벗 테이블 생성 시 원본 데이터로 이름을 사용

c) 프로젝트 관리
프로젝트의 각 단계나 담당자별 작업 범위에 이름을 부여하면 전체 진행 상황을 파악하기 쉬워집니다.
예시:

1. 각 단계별 작업 범위에 '기획단계', '개발단계', '테스트단계' 등의 이름 정의
2. 진행률 계산: =AVERAGE(기획단계,개발단계,테스트단계)
3. 주의사항

SMALL

a) 이름 중복 피하기
같은 이름을 여러 번 정의하면 오류가 발생할 수 있습니다. 이름 관리자를 통해 중복된 이름이 없는지 주기적으로 확인하세요.
b) 참조 무결성 유지
셀이나 범위를 삭제할 때, 해당 범위를 참조하는 이름이 있는지 확인하세요. 참조가 깨진 이름은 #REF! 오류를 발생시킵니다.
c) 이름 업데이트
데이터 구조가 변경되면 관련된 이름의 참조 범위도 업데이트해야 합니다. 이름 관리자에서 정기적으로 이름들을 검토하고 필요시 수정하세요.

1. 연습 문제

여러분의 이해를 돕기 위해 간단한 연습 문제를 풀어보겠습니다.
문제: 다음 데이터를 사용하여 이름을 정의하고 활용해보세요.

제품1분기2분기3분기4분기

A	100	120	110	130
B	90	100	115	125
C	80	95	105	110

 

1. 각 분기별 판매 데이터에 이름을 부여하세요. (예: '1분기판매', '2분기판매' 등)
2. 제품별 연간 총 판매량을 계산하는 수식을 이름을 사용하여 작성하세요.
3. 전체 제품의 분기별 평균 판매량을 계산하는 수식을 이름을 사용하여 작성하세요.

해답:

1. 이름 정의:
   • B2:B4 범위에 '1분기판매' 이름 정의
   • C2:C4 범위에 '2분기판매' 이름 정의
   • D2:D4 범위에 '3분기판매' 이름 정의
   • E2:E4 범위에 '4분기판매' 이름 정의
2. 제품별 연간 총 판매량 계산:
   =SUM(1분기판매,2분기판매,3분기판매,4분기판매)
3. 분기별 평균 판매량 계산:
   =AVERAGE(1분기판매) (1분기)
   =AVERAGE(2분기판매) (2분기)
   =AVERAGE(3분기판매) (3분기)
   =AVERAGE(4분기판매) (4분기)

결론:
이름 관리자는 엑셀에서 데이터를 더 효율적으로 관리하고 복잡한 수식을 단순화하는 데 큰 도움을 줍니다. 처음에는 익숙해지는 데 시간이 걸릴 수 있지만, 한번 익숙해지면 작업 속도와 정확성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
이름 관리자를 잘 활용하면 대규모 데이터 분석, 복잡한 재무 모델링, 프로젝트 관리 등 다양한 분야에서 엑셀의 강력한 기능을 최대한 활용할 수 있습니다. 지속적인 연습과 실제 업무에의 적용을 통해 여러분만의 이름 관리 노하우를 개발해 나가시기 바랍니다.
엑셀은 강력한 도구이지만, 그 힘을 제대로 활용하려면 꾸준한 학습과 연습이 필요합니다. 이름 관리자는 그 과정에서 여러분의 엑셀 실력을 한 단계 높여줄 수 있는 중요한 기능입니다. 앞으로도 계속해서 엑셀의 다양한 기능들을 탐구하고 활용하시기 바랍니다. 화이팅!