실무에서 가장 많이 사용되는 워드 기능 - ⅷ

 

 

실무에서 유용한 Microsoft Word 기능: 여덟 번째 강의

안녕하세요! 이번 강의에서는 Microsoft Word의 참고문헌 관리 및 목차 자동 생성 기능에 대해 알아보겠습니다. 보고서, 논문, 제안서를 작성할 때는 정확한 참고문헌을 관리하고, 긴 문서의 목차를 자동으로 생성하는 것이 매우 중요합니다. Word는 이러한 작업을 간편하게 처리할 수 있는 강력한 도구를 제공합니다. 이번 강의에서는 실무에서 자주 사용하는 참고문헌 및 목차 생성 방법을 예제와 함께 설명드리겠습니다.

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1. 참고문헌 관리

Word는 참고문헌을 체계적으로 관리하고, 다양한 스타일(예: APA, MLA, Chicago 등)을 적용할 수 있는 기능을 제공합니다.

예시

• 상황: 보고서에서 외부 자료를 인용해야 하며, APA 스타일로 참고문헌 목록을 작성해야 합니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 References > Manage Sources를 클릭합니다.
  2. "New" 버튼을 클릭하여 참고문헌 정보를 입력합니다(저자, 제목, 출판사 등).
  3. 문서 내에서 인용하려는 위치에 커서를 놓고 Insert Citation 버튼을 클릭하여 추가한 참고문헌을 선택합니다.
  4. 모든 인용이 완료되면 문서 끝에 커서를 놓고 References > Bibliography를 클릭하여 자동으로 참고문헌 목록을 생성합니다.

결과

본문: "이 연구는 기존의 데이터 분석 방법론에 기반한다" (Smith, 2023). 참고문: Smith, J. (2023). Data Analysis Methods. New York: Academic Press.

 

2. 인용 스타일 변경

Word는 다양한 인용 스타일을 지원하며, 필요에 따라 스타일을 변경할 수 있습니다.

예시

• 상황: 보고서를 작성하던 중 APA 스타일에서 MLA 스타일로 변경해야 합니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 References > Style 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
  2. "MLA"를 선택하면 모든 인용과 참고문헌 목록이 자동으로 MLA 스타일로 업데이트됩니다.

결과

APA 스타일: Smith, J. (2023). Data Analysis Methods. New York: Academic Press. MLA 스타: Smith, J. "Data Analysis Methods." Academic Press, 2023.

 

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3. 목차 자동 생성

긴 문서에서는 목차가 필수적입니다. Word는 제목 및 소제목에 스타일(Heading)을 적용하면 이를 기반으로 목차를 자동 생성할 수 있습니다.

예시

• 상황: 프로젝트 보고서에서 각 섹션의 제목과 페이지 번호가 포함된 목차를 작성해야 합니다.
• 방법:
  1. 각 섹션 제목에 Heading 스타일을 적용합니다(Home > Styles > Heading 1, Heading 2 등).
  2. 목차를 삽입하려는 위치에 커서를 놓습니다(일반적으로 첫 페이지).
  3. 상단 메뉴에서 References > Table of Contents를 클릭하여 원하는 목차 스타일을 선택합니다.
  4. 문서 내용이 변경되면 목차를 업데이트하려면 목차 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 "Update Field"를 선택합니다.

결과

목차: 1장 서론 ..................................................1 2장 본론 ..................................................3 - 데이터 분석 .........................................4 - 결과 해석 ..........................................6 3장 결론 ..................................................8

 

4. 사용자 지정 목차

Word는 기본 제공 목차 외에도 사용자가 직접 설정한 스타일로 커스터마이징할 수 있습니다.

예시

• 상황: 소제목만 포함된 간단한 목차를 작성하고 싶습니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 References > Table of Contents > Custom Table of Contents를 클릭합니다.
  2. "Show levels" 옵션에서 표시할 제목 수준(예: Level 2)을 설정합니다.
  3. 필요하면 글꼴 크기, 색상 등을 조정하여 디자인을 완료합니다.

결과

목차: 데이터 분석 ...............................................4 결과 해석 ................................................6

 

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5. 하이퍼링크가 포함된 목차

Word는 목차 항목에 하이퍼링크를 자동으로 포함시켜 클릭하면 해당 섹션으로 이동할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

예시

• 상황: 전자 문서에서 목차 항목을 클릭하면 해당 페이지로 이동하도록 설정해야 합니다.
• 방법:
  • 기본적으로 Word의 자동 생성 목차에는 하이퍼링크가 포함됩니다.
  • PDF로 저장 시에도 하이퍼링크가 유지되도록 하기 위해 저장 시 "Options"에서 "Document structure tags for accessibility" 옵션을 활성화합니다.

결과

목차 항목 클릭 시 해당 섹션으로 바로 이동!

 

강의 요약

이번 강의에서는 다음 기능들을 배웠습니다:

1. 참고문헌 관리 및 자동 생성
2. 인용 스타일 변경(APA, MLA 등)
3. 제목 기반 목차 자동 생성
4. 사용자 지정 목차 작성
5. 하이퍼링크가 포함된 목차 설정

이러한 기능들은 긴 문서를 체계적으로 구성하고, 전문성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.