실무에서 가장 많이 사용되는 워드 기능 - ⅶ

 

실무에서 유용한 Microsoft Word 기능: 일곱 번째 강의

안녕하세요! 이번 강의에서는 Microsoft Word의 고급 인쇄 및 공유 기능에 대해 알아보겠습니다. 문서를 작성한 후에는 이를 출력하거나, 팀원들과 공유하여 협업하는 과정이 중요합니다. Word는 다양한 인쇄 옵션과 공유 기능을 제공하여 문서를 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다. 이번 강의에서는 실무에서 자주 사용하는 고급 인쇄 설정과 공유 방법을 예제와 함께 설명드리겠습니다.

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1. 인쇄 설정: 원하는 페이지만 선택하여 출력

문서가 길 경우, 필요한 페이지만 선택하여 출력하면 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

예시

• 상황: 20페이지짜리 보고서에서 5~10페이지만 출력해야 합니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 File > Print를 클릭합니다.
  2. "Settings" 섹션에서 "Print All Pages"를 클릭한 후, "Custom Print" 옵션을 선택합니다.
  3. "Pages" 입력란에 5-10을 입력합니다.
  4. 프린터를 선택하고 "Print" 버튼을 클릭합니다.

결과

• 문서의 5~10페이지 부분만 출력됩니다.

2. 양면 인쇄로 종이 절약

양면 인쇄는 문서를 앞뒤로 출력하여 종이를 절약할 수 있는 기능입니다. 프린터가 양면 인쇄를 지원하지 않더라도 Word에서 수동으로 설정할 수 있습니다.

예시

• 상황: 회사 내부 회의 자료를 양면으로 출력해야 합니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 File > Print를 클릭합니다.
  2. "Settings" 섹션에서 "Print on Both Sides" 옵션을 선택합니다.
     • 프린터가 양면 인쇄를 지원하지 않는 경우, "Manually Print on Both Sides"를 선택하면 Word가 안내에 따라 한쪽 면을 출력한 뒤 반대쪽 면을 출력하도록 도와줍니다.
  3. "Print" 버튼을 클릭합니다.

결과

• 문서가 양면으로 깔끔하게 출력됩니다.

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3. 특정 섹션 또는 머리글/바닥글 제외하고 인쇄

구역 나누기를 사용한 문서에서는 특정 섹션만 선택하여 출력하거나, 머리글/바닥글 없이 인쇄할 수 있습니다.

예시

• 상황: 보고서의 본문(2~4섹션)만 출력하고 싶습니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 File > Print를 클릭합니다.
  2. "Pages" 입력란에 s2-s4를 입력하여 섹션 번호를 지정합니다.
     • 섹션 번호는 구역 나누기(Section Break)를 기준으로 설정됩니다.
  3. 필요하면 머리글/바닥글 없이 인쇄하려면 상단 메뉴에서 Design > Header & Footer > Remove Header/Footer로 제거한 후 저장본을 따로 만들어 출력합니다.

결과

• 본문 섹션만 출력되며, 머리글/바닥글은 제외됩니다.

4. PDF로 저장 및 공유

Word 문서를 PDF로 변환하면 내용이 고정되어 수정되지 않으므로 외부에 공유하기 적합합니다.

예시

• 상황: 보고서를 PDF 형식으로 저장하여 이메일로 전송해야 합니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 File > Save As를 클릭합니다.
  2. 파일 형식을 "PDF (*.pdf)"로 선택하고 저장 경로를 지정한 후 저장합니다.
     • 단축키: Ctrl + P > Microsoft Print to PDF 옵션으로도 PDF 생성 가능.
  3. 생성된 PDF 파일을 이메일에 첨부하여 전송합니다.

결과

• 보고서가 PDF 파일로 변환되어 이메일로 안전하게 전송됩니다.

5. 클라우드에 저장하고 팀원들과 실시간 공유

Word는 Microsoft OneDrive와 연동되어 클라우드 기반으로 문서를 저장하고, 팀원들과 실시간으로 협업할 수 있습니다.

예시

• 상황: 프로젝트 계획서를 팀원들과 공유하고 동시에 편집해야 합니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 File > Save As > OneDrive를 선택하여 문서를 클라우드에 저장합니다.
  2. 저장 후 상단 메뉴의 Share 버튼을 클릭합니다.
  3. 팀원들의 이메일 주소를 입력하거나 링크를 생성하여 공유합니다.
     • 편집 권한(수정 가능/읽기 전용)을 설정할 수도 있습니다.
  4. 팀원들이 링크를 통해 접속하면 실시간으로 수정 내용을 확인할 수 있습니다.

결과

• 프로젝트 계획서가 클라우드에 저장되어 팀원들과 실시간 협업이 가능합니다.

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6. 암호 보호 및 제한된 접근 설정

문서가 기밀일 경우, 암호를 설정하거나 특정 사용자만 접근하도록 제한할 수 있습니다.

예시

• 상황: 기밀 보고서를 특정 부서 직원들만 열람할 수 있도록 보호해야 합니다.
• 방법:
  1. 상단 메뉴에서 File > Info > Protect Document를 클릭합니다.
     • "Encrypt with Password"를 선택하여 암호를 설정하거나,
     • "Restrict Access" 옵션을 사용해 특정 사용자에게만 접근 권한을 부여합니다.
  2. 암호 또는 접근 권한을 설정한 후 저장합니다.

결과

• 기밀 보고서는 암호 또는 권한이 있는 사용자만 열람할 수 있습니다.

강의 요약

이번 강의에서는 다음 기능들을 배웠습니다:

1. 원하는 페이지만 선택하여 출력
2. 양면 인쇄 설정
3. 특정 섹션 또는 머리글/바닥글 제외하고 인쇄
4. PDF로 변환 및 공유
5. 클라우드 기반 저장 및 실시간 협업
6. 암호 보호 및 접근 제한 설정

이러한 고급 인쇄 및 공유 기능은 문서를 더욱 효율적으로 관리하고, 보안을 강화하며, 협업 환경에서 생산성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.