실무에서 가장 많이 사용되는 엑셀 - ⅲ

 

엑셀 실무에서 가장 많이 사용되는 함수와 기능: 세 번째 글

이번 글에서는 데이터를 시각화하고 효율적으로 정리하는 데 유용한 엑셀의 기능과 고급 함수들을 다룹니다. 특히, 실무에서 자주 사용되는 차트 생성, 조건부 서식, 그리고 데이터 정렬 및 필터링 방법을 중심으로 설명하겠습니다. 이 글을 통해 데이터를 한눈에 파악할 수 있는 스킬을 익힐 수 있습니다.

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1. 데이터 시각화를 위한 차트 생성

엑셀의 차트 기능은 데이터를 시각적으로 표현하여 이해하기 쉽게 만듭니다. 실무에서는 막대형 차트, 꺾은선형 차트, 원형 차트 등이 자주 사용됩니다.

차트 생성 방법:

1. 데이터를 선택합니다.
2. 상단 메뉴에서 삽입 > 차트 유형 선택을 클릭합니다.
3. 적합한 차트를 선택한 후 세부 설정을 조정합니다.

예시:

• 상황: 월별 매출 데이터를 시각화.
• 데이터:
  

  월	매출액
  1월	100,000
  2월	120,000
  3월	90,000

   
• 차트 유형: 꺾은선형 차트를 선택하여 월별 매출 추이를 표시.
• 결과: 꺾은선형 차트를 통해 매출 증감 추이를 한눈에 확인 가능.

2. 조건부 서식

조건부 서식은 특정 조건에 따라 셀의 색상, 글꼴 등을 변경하여 데이터를 강조할 수 있는 기능입니다.

사용법:

1. 데이터를 선택합니다.
2. 상단 메뉴에서 홈 > 조건부 서식 > 규칙 만들기를 클릭합니다.
3. 원하는 조건과 서식 스타일을 설정합니다.

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예시:

• 상황: 점수가 90점 이상인 학생을 강조 표시.
• 데이터:
  

  이름	점수
  홍길동	95
  김철수	88
  이영희	92

   
• 조건부 서식 규칙: "셀 값이 >=90일 경우 셀 색상을 녹색으로 설정."
• 결과: 홍길동과 이영희의 점수가 녹색으로 강조 표시됨.

3. 데이터 정렬

엑셀의 정렬 기능은 데이터를 오름차순 또는 내림차순으로 정렬하여 분석하기 쉽게 만듭니다.

사용법:

1. 정렬할 데이터 범위를 선택합니다.
2. 상단 메뉴에서 데이터 > 정렬을 클릭합니다.
3. 기준 열과 정렬 순서를 선택합니다.

예시:

• 상황: 직원들의 근무 시간을 내림차순으로 정렬.
• 데이터:
  

  이름	근무 시간(시간)
  홍길동	45
  김철수	38
  이영희	50

   
• 정렬 기준: 근무 시간 열을 기준으로 내림차순 정렬.
• 결과:
  

  이름	근무 시간(시간)
  이영희	50
  홍길동	45
  김철수	38

   

4. 데이터 필터링

필터링은 특정 조건에 맞는 데이터만 표시할 수 있는 기능입니다.

사용법:

1. 데이터 범위를 선택합니다.
2. 상단 메뉴에서 데이터 > 필터를 클릭합니다.
3. 열 제목 옆에 나타나는 드롭다운 버튼을 클릭하여 조건을 설정합니다.

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예시:

• 상황: 영업팀 직원만 표시.
• 데이터:
  

  이름	부서
  홍길동	영업팀
  김철수	개발팀
  이영희	영업팀

   
• 필터 조건: 부서 열에서 "영업팀"만 선택.
• 결과:
  

  이름	부서
  홍길동	영업팀
  이영희	영업팀

   

5. TEXT 함수

TEXT 함수는 숫자나 날짜를 특정 형식으로 변환하는 데 유용합니다.

사용법:

=TEXT(값, "형식")

예시:

• 상황: 날짜를 "YYYY-MM-DD" 형식으로 표시.
• 데이터 원본: 20250330 (날짜)
• 공식: =TEXT(A1, "YYYY-MM-DD")
• 결과: 2025-03-30